Pedidos de compras

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ACESSE O TUTORIAL PARA PEDIDO DE COMPRAS AQUI.

 

  • Em primeiro lugar o usuário entra com a solicitação de compra na rede, definindo o objeto, quantidade, descrição objetiva do objeto e valor estimado (deverá, previamente, fazer consulta ao mercado, pois havendo divergência entre o valor estimado e o valor cotado, poderá causar atraso na concretização da aquisição);
  • O usuário finaliza a solicitação na rede. Assim a solicitação irá, automaticamente, para a Chefia autorizar;
  • A Chefia autoriza, esta é direcionada ao Serviço de Pesquisa e Registro de Preços da DMT;
  • A DMT faz a análise, se estiver tudo CORRETO, encaminha para o Gestor autorizar;
  • O Gestor autorizando, a solicitação retorna para a DMT, que direciona para a DFN definir PTRESS (plano de trabalho) e fonte de recurso. Assim, o recurso fica bloqueado (reservado) para esta aquisição;
  • Retornando da DFN a DMT imprime a solicitação para que seja encaminhada ao Ordenador de Despesas para autorizar a compra;
  • Depois de assinada a solicitação, pelo Ordenador de Despesa, a DMT, por exigências legais, agrupa as solicitações às de outras Unidades Administrativas, e, providencia a abertura do processo de compra.
  • O processo de compra chega ao Serviço de Licitação que define a modalidade, prepara o Anexo I (com a descrição do objeto que consta na solicitação do interessado);
  • O Serviço de Licitação, então, providencia o Edital e encaminha à Procuradoria Federal da UFV para aprovação e quando necessário providencia a minuta de contrato;
  • Após aprovação do Edital, o Serviço de Licitação define da data de abertura da licitação, encaminha para ser lançado no SIASG e no COMPRASNET (sítios de compras do governo federal) e publicação no Diário Oficial da União.
  • O planejamento das necessidades de cada Unidade Administrativa é de vital importância para permitir um atendimento eficiente ao usuário. O ideal é que seja possível prever as aquisições com um prazo razoável, a não ser para os casos de urgência e emergência, que deve estar explicita na solicitação.

FLUXOGRAMA

Orientações sobre Pedidos de Compra

Com  o objetivo de dar maior agilidade às compras, comunicamos que os pedidos devem ser formulados um a um com os produtos/materiais/equipamentos agrupados, de acordo com a natureza de comercialização, por exemplo:

  • produtos químicos: que tenha um pedido para reagentes de laboratório, outro para vidrarias, outro para área hospitalar, outro para área de saúde, etc. – o usuário deverá indicar qual item deverá possuir registro no Ministério da Saúde e em que momento deverá ser solicitado este registro.
  • equipamentos: um pedido para área de informática, outro para área de laboratório, outro para eletrodomésticos, outro para multimídia, outro para veículos etc.
  • cartuchos: não sendo possível a recarga pela CPD, justificar e encaminhar pedido separado.
  • Serviços: manutenção, reparo, conserto etc., indicar o n° de patrimônio UFV – preparar pedido com descrição detalhada dos serviços a serem realizados e peças a serem substituídas,  solicitando que a licitante forneça detalhamento da composição de todos os seus custos.
  • Serviços: contratação de mão-de-obra (serviços terceirizados) detalhamento dos serviços, estimativa de custo com base no sindicato da categoria, Termo de Referência, feito pelo interessado. A DMT possui uma equipe de apoio ao usuário para formulação deste Termo. Somente será possível a contratação de serviços (mão-de-obra) cujos cargos estão extintos ou em extinção.

A solicitação deverá ser especificada com a maior clareza possível, detalhando o produto/serviços a ser adquirido/contratado, bem como estimativa de custo mais próximo possível do valor real. Lembre-se que a compra é realizada de acordo com o que foi descrito pelo interessado.

É necessária a inclusão na solicitação de uma justificativa detalhada (Justiicativa da Chefia) e a finalidade deste produto/serviço (pesquisa, extensão, RU, ração, passagem ou locomoção, serviços de engenharia, obra ou reforma, conserto etc.).

PREGÃO ELETRÔNICO

Abertura/Adjudicação/Homologação

  • No dia e hora definido no edital e publicado no D.O.U., o Pregoeiro faz a abertura do Pregão;
  • As propostas são analisadas e classificadas para o fase de lances;
  • Terminada a fase de lance, quando não houver necessidade de análise de amostras, o Pregoeiro efetuará o julgamento das Propostas de Preços decidindo sobre aceitação dos preços obtidos ;
  • A habilitação do licitante vencedor será verificada “on line” no Sistema de Cadastro Unificado de Fornecedores – SICAF, nos documentos por ele abrangidos, e por meio de documentação complementar especificados neste Edital;
  • O processo é encaminhado ao interessado para parecer técnico, quando houver necessidade;
  • A adjudicação do objeto do presente certame será viabilizada pelo pregoeiro sempre que não houver recurso;
  • O processo é encaminhado para a AIN (Auditoria Interna) para análise e aprovação para que seja providenciado a homologação/divulgação/publicação deste resultado;
  • A homologação da licitação é de responsabilidade da autoridade competente, e só poderá ser realizada depois da adjudicação do objeto ao proponente vencedor, pelo pregoeiro, ou, quando houver recurso, pela própria autoridade competente;
  • O processo é encaminhado para a DFN (Diretoria Financeira) para colher assinatura do Ordenador de Despesas e providenciar o empenho;
  • O processo retorna para a DMT encaminhar estes empenhos aos fornecedores para que seja realizada a entrega da  mercadoria;
  • Quando o fornecedor recebe este empenho ele tem um prazo para entregar, de acordo com o que foi estabelecido na sua proposta e no edital;
  • A mercadoria é entrega na maioria das vezes no Almoxarifado Central da DMT;
  • Temos também Sub-Almoxarifado na Imprensa, na Garagem e na Fábrica de Ração;
  • Quando o funcionário do Almoxarifado recebe a mercadoria ele assina o canhoto da nota fiscal, como recebimento provisório;
  • O recebimento definitivo de cada item dar-se-á após a conferência e aceitação do material entregue, para fins de confirmação com as especificações do objeto;
  • O usuário/interessado assina o recebimento e em alguns casos declara no verso da Nota fiscal este recebimento;
  • Depois de assinada a nota fiscal, a DMT monta um processo de pagamento que é encaminhada a DFN, com cópia do empenho;
  • A UFV tem até 10 (dez) dias úteis após a aferição da entrega do objeto contratado.

SIM – Sistema Integrado de Material

– Acesso ao sistema: http://www.dti.ufv.br/smt